Vier belangrijkste stappen als je een sportevenement organiseert

Nu er langzamerhand steeds meer mag, kijken we reikhalzend uit naar de eerste sportevenementen met publiek. Niets geeft een regio zo’n grote boost als een toernooi, ronde, marathon of wedstrijd. Als het een beetje meezit kan zo’n dag of weekend een enorm succes worden waar de plaatselijke middenstand en lokale sportclubs van mee profiteren. Maar hoe organiseer je nou zoiets? Onze belangrijkste tip: denk er vooral niet te licht over. Want het is meer dan een locatie regelen, vrijwilligers ronselen, eten en drinken verzorgen, gemeente inlichten en medailles kopen. Voor een geslaagd sportevenement heb je een draaiboek nodig dat rekening met allerlei verschillende scenario’s. Maar het moet vooral oplossingen bieden die bij kleine en grote calamiteiten in werking treden. En dan zijn sportvelden, helpende handen, hamburgers, vergunningen en sportprijzen nog voor de hand liggend. Er gebeurt van alles tijdens een sportevenement, maar het zijn vooral de dingen die zouden kunnen gebeuren waar je rekening mee moet houden. In dit artikel zetten we de 4 belangrijke stappen op een rij als je een sportevenement gaat organiseren.

 

1. Klaar voor start?

Om te beginnen is het belangrijk om antwoord te geven op een paar essentiële vragen. Wat is de reden om dit event te organiseren? Welke doelen willen we halen? Wat is het budget en is dat genoeg? Hebben we vergunningen nodig en hoe vragen we die aan? 

 

2. De reden

Als je bijvoorbeeld een sportevenement organiseert rondom een goed doel is de bereidheid van sportclubs, vrijwilligers, sponsoren en middenstand om mee te doen vaak groter dan anders. En als je echt wil scoren is een lokaal goed doel een goed idee. Dat is dichter bij huis en mensen kunnen zich er makkelijker mee associëren.  

 

3. Het budget

Je hebt startkapitaal nodig om een sportevenement te kunnen organiseren. Vaak leggen deelnemende sportclubs en lokale ondernemers wat in, daarbij komen achteraf natuurlijk de inkomsten uit kaartverkoop en catering. Maar je weet van tevoren niet hoeveel dat zal zijn. Blijf altijd binnen het beschikbare budget, schrap desnoods iets. Je wil na het event niet met een dikke openstaande rekening blijven zitten. 

 

4. De vergunningen

Werk altijd nauw samen met lokale sportclubs en de gemeente. Zij kunnen je helpen bij de organisatie en de gemeente moet uiteindelijk goedkeuring geven. Wellicht zijn er agenten nodig en moet er een ambulance stand-by staan. Bovendien gaat het aanvragen van vergunningen makkelijker als ambtenaren het gevoel hebben dat de gemeente goed wordt geprofileerd dankzij jouw sportevenement. Betrek ze dus in een vroeg stadium bij je plannen!